個人情報保護方針

関西学院交響楽団OB会
会員個人情報管理規約

1.目的
本規約は、会員の個人情報保護(以下「個人情報」という)を徹底するため、個人情報の収集、利用、提供及び管理について必要な取り決め事項を定めたものである。

会員個人情報(会員データベース)は、会の重要な資産であり活動の源泉である。しかし、その会員個人情報に関するトラブルは、会員の人命、健康、財産等を脅かせ、会の存続問題、活動の制限に発展することになりかねない。会員個人情報を管理する者は、このことを十分認識し運営にあたるようにしなければならない。

2.組織と運営
2-1 会員個人情報の管理にあたり、「会員個人情報安全管理責任者(以下「管理責任者」という)」と「会員個人情報管理担当者(以下「管理担当者」という)」を設ける
2-2 管理責任者は、個人情報管理の全般的な方法、運用を決めると同時に、管理状況を把握し、例外的な個人情報の利用について判断をする。
2-3 管理担当者は、個人情報の収集、利用、提供及び管理の実務を実行する。
2-4 管理責任者は1名、管理担当者は2名あるいは若干名とする
2-5 個人情報の管理担当者以外の者は、個人情報の登録・変更・開示の業務に携わってはならない。
2-6 個人情報を利用とするものは、事前に管理責任者の許諾を得た後、管理担当者に業務を依頼し、許諾された範囲で、個人情報の利用を行う。
2-7 財務担当幹事は、会費管理及びその付随業務に限り個人情報の取扱いに関して管理担当者と同様の権限を有するものとする。


3.収集及び取得
3-1 収集及び取得は、個人情報の利用目的を明示し会員本人の同意を得た上で行う。
3-2 友人等の第三者から、会員の個人情報を取得した場合は、可能な限り本人に「個人情報の利用目的」を説明し、本人の同意を得た上(死亡連絡を除く)で、会員データベースに記録をする。
   ただし取得後最初の会報送付までに本人の意思確認が取れない場合は、当該会報送付時に意思確認を行う書面を交付するものとする。
3-3 収集及び取得する個人情報は下記に限定する。下記以外の情報は取得しない。
①  新氏名(ヨミガナ付)
②  旧氏名(ヨミガナ付)*改名、婚姻による改姓、等のある場合
③  卒業年及び学部学科(他大学の場合は、学校名)
④  担当楽器(当時)
⑤  自宅住所(郵便番号付・メールアドレス登録の場合は県名のみでも可)
⑥  個人電話番号(固定及び携帯・任意)
⑦  個人のメールアドレス(任意・住所登録しない場合は必須)
⑧  勤務先名(任意)
⑨  勤務先住所(任意)
⑩  勤務先電話番号(任意)
⑪  勤務先メールアドレス(任意)
⑫  死亡年月(死亡された場合)
3-4 個人情報の収集方法は、原則として、会員本人からのメール、電話、FAX、ハガキ、ホームページへの入力、等を通じて行う。ただし、新社会人になった会員の個人情報を代表者からまとめて収集することは例外的に認める(本人同意があるものと認識する)


4.利用
4-1 個人情報の利用目的は、「会からの連絡及び案内」「会の行事等の準備(必要情報として)」に限定する。
4-2 個人情報を利用したい者は、「利用目的(例:メール発信)」「利用範囲(数量)(例:関西在住者)」「利用日時(例:発信日時)」「利用代表者氏名」を明記して、利用日の3日前までにメールにて管理責任者の承諾を得る。
4-3 管理責任者は、利用が会の運営に必要か、頻度は適切か、費用対効果は適切か等を判断し、依頼より3日以内にメールにて回答をする。


5.開示
5-1 個人情報は原則として本人以外には開示しない。会員から「他の会員の個人情報開示の要請」があった時は申請者の連絡先を先方に知らせ、先方から申請者に連絡してもらう。
5-2 警察、検察等の公的機関から開示の要請があった場合は、「任意」か「強制」かを確認し、任意の場合は「本人の同意」がある場合に開示する。強制の場合は、管理責任者が判断し開示する。いずれの場合も、開示依頼、情報受領の証拠書面をもらう。
5-3 マスコミ等の機関から開示の要請があった場合は、上記「任意」の場合と同様の手続きをする。
5-4 会員に提供する個人情報は、原則として、新旧氏名、卒業年度、学部学科(他大学の場合は学校名)、担当楽器等に限定する。
  (連絡のための住所、電話番号、メール等は原則開示しない)
5-5 特別な事情により、開示をする場合は、開示を要求するものが、「開示目的」「開示範囲」「開示日」「開示要請者氏名」「申請日」を明記して、管理責任者に申請を行う。
5-6 管理責任者は、開示に必要性(開示目的の妥当性)を記載し、開示した記録を残す。


6・記録保持
6-1 管理責任者は、個人情報を収集した後は、下記の4種類の会員データベースを作成する
①  会員全員のリスト(生存者全員)
②  アクティブ(有効)会員リスト
③  ノンアクティブ会員リスト(有資格会員のうち連絡不通者)
④  物故者名簿(物故年月入り)
*リストの欄に印をつけ「有効」「非有効」に分類し①~④を集約したリストにすることも可
6-2 総会時点の①~④のリストは、紙及び電子的な方法で「正」及び「副」をそれぞれ別に「記録」し永久保存とする。(災害等で記録が喪失してしまわぬために)
6-3 メールやハガキ等が「宛先不明」で返ってきた場合、利用者は速やかに管理担当者にその旨を伝達しなければならない。
6-4 管理担当者は、3か月ごと(3月末、6月末、9月末、12月末)にデータベースを最新版に改訂する。また、情報変更の記録を残す。


7、委託
7-1 個人情報の管理は、全部または一部を外部の機関に業務委託することができる。
7-2 委託先及び委託条件の変更については、役員会承認を得なければならない。
7-3 役員会には、「委託先名」「委託内容」「委託期間」「委託料金」「賠償責任」「解約条件」等を明記し提案をする。
7-4 委託先とは契約書を交わす。
7-5 管理責任者は、総会にて委託の状況を監査し報告をする。


8、不服の申し立て
8-1 保有する個人情報及びその取り扱いについて、当該個人情報によって特定される本人から苦情を受けた場合、状況に応じて迅速かつ適切に対応を行うものとする。
8-2 前項に定める苦情の申し出先は、管理担当者とする。
8-3 前項に定める苦情を受け付けた場合、その内容と処置について、管理担当者は管理責任者に報告するものとする。

9、改定
8-1 本規約の制定及び改定は、役員会が行う。
8-2 改定ある場合は、下記「改定記録」に記録する。

【改定記録】
2018年2月14制定